Le monde des entreprises est en constante mutation. Une entreprise est amenée à revoir ses activités, son mode de fonctionnement, voire sa structure. Tout au long de sa vie, une entreprise met également en œuvre plusieurs sortes de projets visant des objectifs bien précis. Pour l’atteinte de ces objectifs, une bonne gestion de projet est de mise.
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Plan de l'article
La gestion de projet en quelques mots
Gérer un projet est du ressort du manager de projet. La gestion de projet est l’ensemble des démarches, des techniques et des activités mises en œuvre pour l’atteinte des ou de l’objectif du projet. Un projet est contraint par des limites dans le temps, par les ressources mises à sa disposition et ses propres exigences.
Le chef de projet a pour rôle de piloter le projet, de diriger l’équipe investie des missions d’accomplir les tâches imposées par le projet. Chaque projet est unique. La technique de management de projets à appliquer doit ainsi être adaptée à la nature du projet. Dans le monde de l’entreprise, il existe une multitude de formes de gestions de projet répondant à des attentes différentes.
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2 méthodes de gestion de projet les plus utilisées
Dans l’absolu, la conduite d’un projet au sein d’une entreprise nécessite une étude au cas par cas. Les objectifs et les ressources ainsi que les contraintes n’étant pas toujours les mêmes. La méthode de management qui a marché pour l’implantation d’une nouvelle usine n’est pas la même que celle pour la conquête d’un nouveau marché par exemple.
La méthode de management de projet Prince2
La méthode de projet Prince2 est l’une des rares méthodes de gestion de projet polyvalente. La méthode découle d’une ancienne méthode, PROMPT, ayant vu le jour dans les années 1975. Prince2 est le fruit de plusieurs réformes, ce qui fait d’elle actuellement l’une des méthodes les plus utilisées, car elle est éprouvée. Elle convient à tous les types de projets quelle que soit leur complexité. Par ailleurs, on peut devenir expert Prince 2 en suivant une formation de 21 heures.
La méthode de management Agile
Le méthode Agile est une forme de management très particulière imaginée par des développeurs de logiciel. Ses principes reposent sur la collaboration des membres de l’équipe, mais également de l’implication du client tout au long du développement du projet. La méthode Agile jouit d’une certaine flexibilité quant à la conduite du projet. Scrum, Kanban, Lean, Scrumban…sont autant de déclinaisons de la méthodologie Agile.
Les erreurs à ne pas commettre en gestion de projet
Un projet doit être mené d’une main de maître. Avant toute chose, il est impératif de choisir la bonne méthode de gestion de projet. Les méthodes traditionnelles, dites en cascade, s’opposent aux méthodes plus flexibles et adaptatives. Cela ne veut pas dire que ces méthodes classiques sont à bannir, elles ont leurs propres domaines d’application.
Un des plus grands défis de la gestion de projet est la coordination des ressources et des compétences. Il est souvent difficile de parvenir à instaurer une parfaite cohésion de l’équipe. Ce défi est d’autant plus complexe si l’équipe est multidisciplinaire. Une des erreurs les plus courantes et la minimisation de l’importance de la communication.
Les compétences indispensables pour un chef de projet efficace
Un chef de projet doit être un véritable leader, sachant manager une équipe avec tact et diplomatie. Mais il doit aussi posséder des compétences en gestion financière, technique ou encore juridique.
La capacité à communiquer clairement est une qualité primordiale pour tout chef de projet. Il doit savoir transmettre les informations essentielles aux membres de son équipe ainsi qu’aux parties prenantes du projet. Une bonne communication permet d’éviter les erreurs et les malentendus qui peuvent coûter très cher au projet.
Le sens de l’organisation est aussi crucial pour un chef de projet efficace. Il doit coordonner toutes les étapes du projet dans le respect des délais impartis et des budgets alloués. Cette organisation passe par la mise en place d’un plan d’action précis, tenant compte des différentes contraintes techniques, budgétaires ou légales.
Un bon chef de projet sait faire preuve d’une grande résilience. Les projets sont rarement linéaires et peuvent rencontrer plusieurs obstacles imprévus pendant leur réalisation : retards dans la livraison des matériels nécessaires au travail ou problèmes humains liés aux absences prolongées ou encore conflits internationaux qui bouleversent l’environnement économique global… Dans ce contexte complexe, il faut garder confiance en soi-même et surtout ne pas baisser les bras devant ces difficultés inattendues afin que le succès soit assuré jusqu’au bout !
Les outils numériques pour simplifier la gestion de projet
La gestion de projet est une tâche complexe qui nécessite une solide organisation et une grande capacité à anticiper les imprévus. Heureusement, aujourd’hui, il existe des outils numériques pour faciliter la gestion de projet.
Parmi ces outils, on trouve les logiciels dédiés à la gestion de projet, comme Trello ou Asana. Ces plateformes permettent d’organiser facilement toutes les étapes du projet en utilisant un système visuel par tableau Kanban ou Gantt afin que chaque collaborateur puisse suivre l’avancement du travail en temps réel.
Le partage d’informations est aussi facilité par ces logiciels : chaque membre de l’équipe peut accéder aux informations dont il a besoin sans avoir à chercher dans plusieurs fichiers dispersés sur différents supports (emails, documents papier). Cela rend le travail plus efficace et fluidifie la communication entre tous les acteurs impliqués dans le projet.
Les outils numériques peuvent aussi être utiles pour assurer le suivi budgétaire du projet. Les tableurs Excel sont très souvent utilisés pour ce type de suivi mais ils ne répondent pas toujours aux besoins spécifiques d’un chef de projet. Effectivement, certains outils ont été conçus spécialement pour gérer les budgets complexes avec des plannings prévisionnels précis tout en calculant automatiquement les dépenses engagées jusqu’à présent comparativement au budget initial alloué.
Concernant l’organisation, des applications dédiées telles que Google Agenda ou Microsoft Teams peuvent permettre une gestion optimale des agendas et plannings de l’équipe. La planification, la fixation des rendez-vous, les réunions et la coordination deviennent alors plus aisées.
Pour réussir un projet complexe et éviter les erreurs coûteuses, pensez à bien utiliser des outils numériques performants qui facilitent la communication entre les membres de l’équipe tout en simplifiant le suivi du budget et de l’avancement global du travail.
