La gestion administrative des données des salariés peut être une tâche difficile en raison du grand nombre des employés sous contrat à courte durée dans chaque entreprise. Or, les relevés d’heure, les factures, les fiches de paie sont autant de documents qui ont trait à chaque prestataire de service et qui ont besoin d’être organisés en fonction de chaque salarié. Quels moyens adopter pour bien les gérer ? Les réponses ici.
Comment bien gérer les données des salariés grâce au numérique ?
Dans les entreprises et les secrétariats physiques, chaque employé a un dossier qui permet de l’identifier et d’évaluer sa vie professionnelle au sein de l’entreprise. Ce dossier rassemble toutes les données de l’employé, qu’il soit en contrat à courte ou à longue durée.
Avec l’avènement du numérique, les entreprises se déportent facilement dans un espace virtuel pour assurer leur présence en ligne. De la même façon, elles ont la possibilité d’établir numériquement leur banque de données, dont les données de leurs employés.
Dans ce sens, la création d’un coffre-fort électronique pour bulletin de paie des salariés permet par exemple de classifier et de documenter toutes les informations relatives à un salarié : nature du contrat, attestations et certificats, le bulletin de paie, etc.
Quels avantages d’un tel archivage pour les parties prenantes ?
La numérisation des données des salariés permet d’une part au service des ressources humaines de disposer d’une base de données fiable qui lui évite les erreurs de traitement des dossiers des salariés. En effet, la disponibilité immédiate du coffre-fort électronique limite les risques de substitution. De plus, sur le plan physique, l’entreprise est libérée des grands classeurs à partir desquels il faut fouiller indéfiniment les dossiers des salariés avant de se retrouver. L’aération de l’espace permet une optimisation de la disposition au travail.
Cette solution du coffre-fort numérique promeut aussi la sécurité des données des employeurs qui peuvent être sujettes à une détérioration inattendue et accidentelle quand elles sont uniquement conservées sur papier et classifiées dans un espace matériel.
Quant aux employés, ils ont la possibilité d’accéder plus rapidement et plus directement à leur dossier sur un long terme, de façon indépendante et permanente. Pour ce faire, le salarié possède son portail d’accès aux données qui lui sont relatives.
De même, plus qu’un coffre-fort destiné au bulletin de paie uniquement, il peut être un espace de stockage de toute autre donnée importante à la vie professionnelle d’un salarié intérimaire. En effet, ce dernier peut bien y mettre des documents liés à d’autres emplois qu’il cumule.
Les données personnelles numérisées sont-elles toujours en toute sécurité ?
La réalité des cybercriminalités est un facteur à risque dans l’élan de numérisation des données des salariés. Toutefois, il existe une politique de gestion des données personnelles régie par le Règlement Général portant sur la Protection des Données.
Une amende dûment imposée est alors attribuée aux entreprises par qui les données personnelles d’un tiers auront fuité. La bonne gestion et la protection des données personnelles des salariés sont donc une obligation de premier ordre aux entreprises qui s’y engagent et pour la grande satisfaction des salariés. Ces derniers ont tout de même besoin d’être également sensibilisés sur la protection de leurs propres données.
